Сколько длится внедрение и из чего складывается срок

Вопрос о сроке задают первым, а ответ на него зависит от заказчика сильнее, чем от подрядчика. Ниже — раскладка по этапам с указанием, кто на что влияет.

Какие сроки называем мы

Два ориентира. Три-пять недель — один процесс и небольшая команда: воронка, роли, каналы заявок, обучение. Два-четыре месяца — сквозные процессы через несколько отделов с интеграциями и документооборотом.

Эти цифры опубликованы на странице стоимости и означают полный цикл: от первого интервью до момента, когда команда работает в системе, а не до момента, когда настройка технически завершена.

Разброс внутри каждого диапазона объясняется тем же, чем разброс в смете: числом отделов, источников заявок, наличием документов и внешних систем. Проект на пять настроенных компонентов и проект на двенадцать различаются вдвое по трудозатратам, и срок следует за этим. Подробный разбор — почему сметы отличаются в разы.

На что уходит время внутри проекта

Четыре этапа, и распределение времени между ними удивляет большинство заказчиков.

Интервью и анализ — от нескольких дней до двух недель. Здесь мы разговариваем с людьми, которые реально выполняют работу, а не только с руководителем. Этап кажется необязательным ровно до того момента, когда выясняется, что три человека описывают один процесс тремя способами.

Архитектура — от нескольких дней до трёх недель. Схема согласуется до начала настройки, и именно на согласовании чаще всего теряется время: не потому, что схема сложная, а потому что она вынуждает компанию принять решения, которые откладывались годами.

Настройка и обучение — обычно половина всего срока. Это единственный этап, который целиком зависит от подрядчика.

Ретроспектива и правки первых недель — от одной до трёх недель после запуска.

Что нельзя сжать

Три вещи, и попытка сжать каждую из них удлиняет проект, а не сокращает.

Первое — интервью. Пропуск этого этапа означает настройку по представлениям руководителя о том, как работает компания. Расхождение обнаруживается после запуска и стоит переделки.

Второе — согласование схемы. Схема, утверждённая молча, не утверждена: возражения появятся, когда всё настроено, и обойдутся дороже.

Третье — обучение. Час перед запуском не считается обучением. Люди осваивают систему на своих реальных задачах, и время на это заложено в срок не из вежливости.

Сжимается при этом настройка — за счёт сокращения объёма. Это честный способ ускориться: взять один процесс вместо трёх и добавить остальные потом. В проекте образовательного центра мы работали именно так, в рамках ограниченного бюджета и под руководством одного специалиста со стороны заказчика.

Что реально ускоряет проект

Один человек с полномочиями на стороне компании. Это ускоряет сильнее всего остального вместе взятого.

Внедрение требует решений почти ежедневно, и большинство из них небольшие: обязательное это поле или нет, видит ли менеджер чужие сделки, что делать с базой трёхлетней давности. Когда каждое такое решение ждёт руководителя, между вопросом и ответом проходят дни, и из этих дней складывается лишний месяц.

Второй ускоритель — готовность сузить объём. Компания, которая согласна начать с одного процесса, запускается втрое быстрее той, которая хочет всё сразу, и при этом получает работающую систему раньше.

Третий — доступ к людям, которые выполняют работу. Интервью с исполнителями экономит недели на переделках, потому что руководитель описывает процесс таким, каким он задуман, а не таким, какой он есть.

Как понять, что срок называют честно

Спросите, что входит в названный срок и где он заканчивается. Ответ «месяц» без указания границы обычно означает срок технической настройки, а обучение и правки окажутся снаружи.

Второй вопрос — что подрядчик ждёт от вас и к какому моменту. Если ответа нет, срок посчитан так, будто компания отвечает мгновенно, а так не бывает.

Третий — что произойдёт, если решение по спорному вопросу задержится на неделю. Внятный ответ на этот вопрос отличает план от обещания: в плане есть зависимости и последствия, в обещании только дата.

Есть и обратный признак — срок, названный до разбора задачи. Объём работ по нашим проектам колеблется вдвое, и назвать точную дату, не выяснив числа отделов, каналов и интеграций, невозможно. Названная сразу дата означает либо большой запас в смете, либо будущий перенос.

Наконец, спросите, что считается запуском. Момент, когда система настроена, и момент, когда команда в ней работает, разделяют недели, и от того, какой из них зафиксирован в договоре, зависит, чей это будет риск.

Как устроены наши этапы — на странице хода внедрения; что входит в работы — в разборе состава проекта.