Кабинет, мастер, оборудование: что считать в расписании студии

В расписании студии три ресурса: кабинет, мастер и оборудование. Они выглядят однородно, но нужны для разного, и путать их назначение дорого. Кабинет и мастер определяют, можно ли поставить запись. Оборудование отвечает на другой вопрос — куда студии расти.

Что занимает время, а что учитывается

Основа расписания — кабинет и мастер. Мастер не проведёт две процедуры одновременно, комната не примет двух клиентов. Проверка двойной записи идёт по этим двум ресурсам, и она нужна каждый день.

Оборудование ведётся ради учёта. В студии обычно один-два аппарата под разные фототипы, и стоят они как несколько лет подписки на любую программу. Вопрос по ним не операционный, а денежный: сколько часов в месяц каждый работает и стоит ли покупать второй.

Разделение полезно тем, что снимает лишнюю строгость. Расписание не должно запрещать администратору лишнего — ему хватает двух проверок. Учёт никуда не девается, просто живёт в отчётах, а не в запретах.

Какие решения принимаются по загрузке

Загрузка в процентах отвечает на вопросы, которые иначе решаются спорами.

Загрузка за месяц, пример

• Кабинет 181%
• Кабинет 255%
• Диод88%
• Александрит34%

Из такой картины следуют разные шаги. Диод в дефиците, значит имеет смысл считать второй такой же, а не искать помещение. Александрит загружен на треть: он нужен под светлые фототипы, и вопрос не в его замене, а в том, приходит ли к вам достаточно таких клиентов.

Без учёта оборудования обе задачи выглядят одинаково — «нам тесно», — и решаются самым дорогим способом: арендой ещё одной комнаты.

Почему список кабинетов и мастеров важнее, чем кажется

Расписание бронирует ресурсы, поэтому они должны существовать как записи, а не как слова в комментарии к сделке.

• Кабинеты — с указанием филиала.
• Мастера — с привязкой к филиалам, где работают.
• Оборудование — с типом: от него зависит, кому из клиентов оно подходит.
• Зоны обработки — фиксированным списком.

Отдельно про зоны. Свободный текст в этом поле — частая причина, по которой потом не работает автоматика: расчёт срока следующего визита опирается на зону, и три написания одной и той же ноги дают три разные величины. Фиксированный список выглядит бюрократией и экономит месяцы разбирательств.

Список оборудования нужен по той же причине, но с другим следствием. Пока аппарат живёт в комментарии к сделке, посчитать его загрузку нечем: строку в свободном тексте отчёт не соберёт. Как только он стал записью в списке, у него появляются часы работы за месяц — та самая величина, по которой принимают решение о покупке второго. Пороги ниже взяты не из отраслевых обзоров: наши данные по внедрениям показывают, при каких числах студии начинали отказывать клиентам.

Когда двух проверок оказывается мало

Есть случай, где оборудование действительно стоит учитывать при записи: один аппарат на два кабинета. Тогда две записи на одно время физически невозможны, и предупреждение уместно.

Случай нечастый, и решается он двумя способами. Часть студий закрепляет аппарат за комнатой и снимает вопрос совсем. Часть возит его между кабинетами и хочет подсказку от системы. Мы поддерживаем оба варианта, но не делаем из этого главную особенность продукта: у студии есть задачи дороже.

То же с техобслуживанием. Когда аппарат недоступен, это должно быть видно в расписании — иначе слот продадут, а разбираться придётся с клиентом в день визита. И в загрузку такие часы попадать не должны, иначе она окажется завышенной.

С чего начинать, если ничего не учитывается

Порядок такой. Сначала списки: филиалы, кабинеты, мастера, оборудование, зоны. Потом неделя работы в этой структуре без всякой автоматики — посмотреть, что администраторы заполняют, а что обходят стороной. Пункты, которые обходят, сформулированы непонятно или не нужны, и убрать их дешевле, чем заставлять заполнять.

Через месяц появляется первая осмысленная загрузка. До этого момента любые проценты будут считаться по неполным данным и вводить в заблуждение: половина визитов окажется вне расписания, и кабинет с настоящей загрузкой в 80% покажет 40%. Поэтому решения о втором аппарате или второй комнате стоит отложить до второго полного месяца учёта.

Только после этого включается расписание и отчёты. Как это ложится в подготовку портала, разобрано в статье что настроить в amoCRM до виджета, а как выглядят готовые отчёты по загрузке — на странице eVaLaze.