Отчёты Битрикс24 или внешний BI: когда чего хватает

Выбор между встроенной аналитикой и отдельной платформой обсуждают как выбор инструмента. Практичнее выбирать по вопросу, на который нужен ответ.

Какие вопросы закрывают встроенные отчёты

Все, что не выходят за пределы одной системы. Сколько сделок на каждом этапе, где они застревают, кто из менеджеров сколько ведёт, откуда приходят заявки, сколько времени занимает ответ.

Это не мало. Большая часть управленческих решений принимается именно по таким данным, и на них не нужен отдельный проект: отчёты появляются сразу, как только команда начинает работать в системе.

Важное свойство встроенной аналитики — она считает по тем же записям, которые люди видят в карточках. Расхождения между отчётом и реальностью тут означают, что реальность вносят неаккуратно, и это полезный сигнал сам по себе. Внешняя платформа, подключённая к той же базе, покажет ровно те же цифры и ту же неаккуратность, но обнаружится это на месяц позже.

Когда встроенных отчётов перестаёт хватать

Когда вопрос требует данных из двух систем сразу.

«Сколько мы заработали на клиенте» — вопрос к CRM и к учётной программе одновременно. «Какая маржа по товару с учётом возвратов» — к складу и к продажам. «Где узкое место от заявки до отгрузки» — к CRM, складу и логистике. Такие вопросы встроенный отчёт не закрывает не из-за ограничений интерфейса, а потому что половины данных в системе нет.

Второй признак — регулярность. Если один и тот же свод нужен еженедельно и его собирают руками в таблице, стоимость этой ручной работы за год обычно превышает стоимость дашборда.

В сети фулфилмент-центров понадобились именно дашборды: сквозная воронка от лида до первой поставки затрагивала несколько площадок, и общая картина не складывалась ни в одном из отдельных отчётов.

Чем отличаются два подхода

Разница проходит по шести признакам, и стоимость среди них не главный.

Встроенные отчёты работают на данных одной системы и появляются в тот же день. Настраивает их обычно сам руководитель, отдельного проекта не требуется, а расхождений между отчётом и карточками не бывает по определению — источник один и тот же. Ограничение — форма представления: нестандартный срез приходится собирать обходными путями.

Внешний BI снимает это ограничение и добавляет своё. Он сводит несколько источников и рисует что угодно, но требует времени на постановку, человека, который будет её вести, и договорённости о том, какая цифра считается правильной при расхождении.

Что смотрим	Встроенные отчёты	Внешний BI
Источники данных	одна система	несколько
Срок появления	сразу	недели
Кто настраивает	руководитель сам	подрядчик или аналитик
Стоимость	входит в лицензию	отдельный проект
Гибкость представления	ограниченная	практически любая
Кто отвечает за расхождения	никто, данные те же	нужен регламент

Последняя строка важнее остальных. Как только появляется второй источник, появляется и вопрос, какая цифра правильная. Без ответственного за это BI превращается в третье мнение, а не в общую картину.

Что показали три проекта

В деловом сообществе отчётность собрана в Google Looker Studio. Причина — не объём данных, а формат потребления: сводку смотрят люди, которые в саму систему не заходят. Заодно 80% рутины отдела сопровождения ушло в автоматизацию.

В сети фулфилмент-центров дашборды понадобились из-за нескольких площадок и сквозного процесса подключения клиента. Время подключения нового клиента сократилось на 35%, потерянных обращений стало на 40% меньше — но увидеть это без сводной картины было нельзя.

В проекте со складским ПО связка двунаправленная, и аналитика собирается на стыке: подготовка отчётов ускорилась на 30%. Все три случая объединяет одно — данные лежали в двух местах.

Как выбрать в своём случае

Задайте себе три вопроса. Все ли данные для нужного отчёта уже есть в одной системе? Нужен ли этот отчёт регулярно или это разовое любопытство? Есть ли человек, который отвечает за то, чтобы цифры сходились?

Если данные лежат в одной системе — берите встроенные отчёты, независимо от размера компании. Если в разных и свод нужен регулярно, считайте отдельный проект. Если ответственного за сходимость нет, начинать с BI рано: платформа обострит расхождения, но не разрешит их.

Отдельно стоит проверить четвёртое: кто будет смотреть результат. Дашборд, который открывают раз в квартал, окупается хуже, чем еженедельный отчёт в письме. Формат потребления определяет решение сильнее, чем объём данных, — в проекте для делового сообщества именно он и оказался причиной вынести отчётность наружу.

Ошибка, которую мы видим чаще других, — покупка платформы до того, как в системе накопились аккуратные данные. Порядок обратный: сначала регулярная работа в CRM, потом сводная картина поверх неё.

Что мы делаем в аналитике — на странице BI и отчётности. Как это выглядит в проектах — в кейсах.